Inhalt
Team Geschäftsstelle
Gesamtorganisation Post- und Briefverkehr, Schreibdienst, Büromittelbeschaffung, zentrale Pflege aller Regelungen, Dienstanweisungen, Vordrucke und Informationen
Dieses Team versteht sich als interner Dienstleister für das Gebäudemanagement, zuständig für Postverkehr, Büromittelbeschaffung und die zentrale Pflege und Organisation von Vordrucken, Regelung und Informationen und stellt mit seiner Arbeit einen reibungslosen Verwaltungsablauf sicher.
Das Team ist zuständig für die Sichtung, Aufbereitung und Weiterleitung der internen und externen Ein- und Ausgangspost an die jeweils zuständigen Beschäftigten des E26, anderer Dienststellen innerhalb der Stadtverwaltung und externe Kunden.
Die Geschäftsstelle ist u.a. für die Büromittelbeschaffung, Beschaffung von Fachliteratur und DIN-Normen etc. zuständig. Ein weiterer Schwerpunkt ist die zentrale Bearbeitung aller nicht datenbankgestützter Vordruck-angelegenheiten. Die Vordrucke werden im sogenannten „RVI-Ordner“ (Regelungen, Vordrucke und Informationen) allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in Dateiform am jeweiligen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt. Ebenso werden in diesem Ordner alle relevanten städtischen und betriebsinternen Dienstanweisungen und Regelungen bereitgestellt.
Zu den Aufgaben gehört die Pflege und Aktualisierung der Mitarbeiterdaten (Namen, Telefonnummern, Raumnummern) im sog. städtischen Mitarbeiterportal für die Beschäftigten des Gebäudemanagements. Dies ist auch die Grundlage für Anzeige der Kontaktdaten auf aachen.de.
Ein weiterer wesentlicher Aufgabenbereich sind die Themen des betrieblichen Arbeitsschutzes und des betrieblichen Eingliederungsmanagements.
Der Geschäftsstelle angegliedert ist das zentrale Bauakten- und Planarchiv des Gebäudemanagements, zuständig für die Archivierung und je nach gesetztlichen Regelungen vorgeschriebenen Vorhaltezeiten abgelegter Unterlagen und Akten.
Die Geschäftsstelle versteht sich im Rahmen der oben genannten Schwerpunkte als interner Dienstleister für alle Beschäftigten des
Gebäudemanagements. Das Ziel der Geschäftsstelle ist es, einen reibungslosen Verwaltungsablauf sicherzustellen.
Das Team besteht aus vier Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf 3,5 Stellen. Zur Aufgabenerfüllung wird ein jährliches Finanzvolumen von 50.000 Euro für Sachkosten bewirtschaftet.