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Team Rechnungswesen und Betriebskosten
Buchhaltung und Betriebskosten- abrechnung, Jahresabschlüsse, Quartalsberichte, Mittelabrufe
Eine erste große Herausforderung für das Team war die Umstellung von von der Kameralistik auf die doppische Verbuchung: Von einer in der Verwaltung üblichen Buchführungsmethode mit Gewinn- /Verlustermittlung durch Einnahme-Ausgabe-Buchung auf ein System, bei dem alle Vorgänge doppelt als „Soll“ und „Haben“ gebucht werden – ein in der freien Wirtschaft übliches Vorgehen. Diese sog. Doppik ermöglicht dem Gebäudemanagement eine zeitnahe Dokumentation aller Vorgänge, eine dynamische Verfolgung der Gewinne, Verluste, sowie Vermögens- und Verbindlichkeitsstände.
Eine zweite Herausforderung nach der Gründung bildete die Erstellung des Jahresabschlusses nach den Richtlinien des Handelsgesetzbuches für große Kapitalgesellschaften.
Das Team gliedert sich in die Teilbereiche Buchhaltung und die Arbeitsgruppe Betriebskostenabrechnungen/Nutzerbudgets mit insgesamt zwölf Teammitgliedern, neun davon im Buchhaltungsbereich.
In der Finanzbuchhaltung werden die täglich eingehenden Bestellungen und Rechnungen erfasst und zahlbar gemacht, im Teilbereich des Debitormanagements die Debitor-Rechnungen, also Rechnungen an Kunden des Gebäudemanagements, inkl. Mieteinbuchungen der externen Mieter.
Neben dem Tagesgeschäft stellen die Anlagenbuchhaltung, Leistungsverrechnung und Erstellung des Jahresabschlusses die wichtigsten Aufgabenfelder des Rechnungswesens dar. Die Quartalsberichte u. a. für die Betriebsleitung, den Betriebsausschuss bzw. für den Einrichtungsträger und den Wirtschaftsplan werden unter Mitwirkung der Budget-/Projektverantwortlichen aufgestellt.
Die Arbeitsgruppe Betriebskosten erstellt und prüft für alle externen Vermietungen/Anmietungen die entsprechenden Betriebskostenabrechnungen. Die Berechnung von Nutzerbudgets zur Vorbereitung des Vermieter-Mieter-Modells gehört ebenfalls zum Aufgabenspektrum.
Eine weitere Herausforderung stellte im Jahr 2008 die Umstellung des Buchhaltungssystems auf die Software SAP dar. Es wurden neben der Finanzbuchhaltung weitere fünf Module implementiert. Parallel mit der Umsetzung auf SAP wurden die Maßnahmen des Konjunkturpaktes II umgesetzt. Das Gesamtvolumen belief sich auf 27 Mio. € und verursachte im Rechnungswesen ein extrem hohes Arbeitssaufkommen. Die Mittelabrufe für die Fördermittel wurden in Abstimmung mit den städtischen Fachbereichen Rechnungsprüfung und Bauverwaltung erstellt. Das Konjunkturprogramm wurde in 2009 aufgelegt und mit den letzten Abrufen für 2011 und Endprüfungen Anfang 2012 abgeschlossen.
Zur Zeit beschäftigt sich das Team mit der Optimierung von SAP. Dazu gehört die Weiterentwicklung der Kostenrechnung, des Berichtswesens und des Moduls RE-FX (Flexibles Immobilienmanagement). Im Modul RE-FX werden alle An- und Vermietungsverträge verwaltet. Künftig sollen neben den monatlichen Mieten und Nebenkostenvorauszahlungen die jährlichen Betriebskostenabrechnungen durch das System unterstützt werden. Diese Erweiterung stellt im Wesentlichen eine der Voraussetzungen des im Aufbau befindlichen Vermieter-Mieter-Modells dar.
Gründung
Teambildung mit der Gründung der Eigenbetriebsähnlichen Einrichtung in 2004. Unter Beachtung der Eigenbetriebsverordnung und in Anlehnung an das Neue Kommunale Finanzmanagement wurde die Eröffnungsbilanz per 01.01.2004 erstellt. Die vorangegangene Bewertung aller Gebäude wurde bei der Aufnahme der Gebäude in das Sondervermögen berücksichtigt.
Fakten
• Bilanzsumme 01.01.2004: 674,42 Mio €
• Bilanzsumme 31.12.2012: 609,61 Mio €
davon als bedeutendster Posten:
• Anlagevermögen: 581,51 Mio €
• Anlagenintensität 31.12.2012: 95,4 %
• Eigenkapitalquote 31.12.2012: 51,4 %.
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