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Team Risikomanagement, Personal und Organisation
Bereich Personal und Organisation, Bereich Risikomanagement
Bereich Personal und Organisation:
Zusammengefasst übernimmt dieses Team alles, was mit Personalgewinnung, Personalverwaltung und Personalentwicklung zu tun hat. Wirtschaftliche sowie organisatorische und rechtliche Aspekte müssen geprüft und berücksichtigt werden.
Ziel dieses Teams ist die tarifkonforme Personalsachbearbeitung sowie die rechtssichere Beratung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und der Leitungsebene.
Neben diesen geschäftsunterstützenden Dienstleistungen und administrativen Tätigkeiten fällt auch die Schriftführung des Betriebsausschusses des Gebäudemanagements in den Aufgabenbereich.
Zu den täglichen Aufgaben gehören zunächst alle Inhalte rund um die Personalgewinnung. Das beginnt mit der Stellenausschreibung über das Organisieren und Durchführen des Auswahlverfahrens und geht bis hin zur Einstellung der Bewerber.
Die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden erfasst, Arbeitsverträge sowie Personalakten erstellt. Alle Tätigkeiten, die bei einem Ein- oder Austritt von Beschäftigten anfallen, so zum Beispiel auch die Erstellung von Zeugnissen oder Bescheinigungen, gehören zu den Aufgaben dieses Teams.
Neben der Eingruppierung der Beschäftigten, wird hier die monatliche Auszahlung des Gehalts
sichergestellt. Dabei müssen auch steuer- und sozialversicherungsrechtliche Rahmenbedingungen berücksichtigt werden.
Als Aufgabenbeispiele im Bereich Personalverwaltung können die Erfassung und Pflege von Mitarbeiterdaten, Dienstplänen und Urlaubstagen, das Verwalten der Zeiterfassungskarten oder der Dienstausweise genannt werden.
Hier werden die Fragen der Beschäftigten zu Arbeitszeit, Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung, Mutterschutz und anderen arbeits- und tarifrechtlichen Themen bearbeitet. Das Team ist Ansprechpartner für externe Personen, wie z. B. Krankenkassen oder andere Behörden.
Um dem demografischen Wandel entgegenzuwirken, müssen frühzeitig Maßnahmen getroffen werden. Es wird jedoch prinzipiell schwieriger, entsprechend ausgebildete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden, gerade z. B. in ingenieurtechnischen Bereichen. Unter Beachtung des vorgegebenen Budgets wird daher die Personalentwicklung und -gewinnung weiterhin ein wichtiger Aspekt sein.
Einbeziehung Personalrat
Bei der täglichen Arbeit wird das Personalvertretungsgesetz NRW berücksichtigt und somit der Dienststellenpersonalrat des Gebäudemanagements entsprechend informiert und beteiligt.
Team
Das Team verfügt über zwei Mitarbeiterinnen. Diese sind zuständig für die Beschäftigten des Gebäudemanagements der Stadt Aachen.
Personalaufwendungen
2014: circa 10.00 Mio €
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Bereich Risikomanagement und Organisation:
Das breite Feld der Unternehmer- und Betreiberpflichten im Gebäudemanagement ist mit verschiedensten Risiken – von Personenschäden bis hin zu finanziellen Verlusten – behaftet. Durch die Einführung eines auf den Grundsätzen der DIN ISO 31000 basierenden Risikomanagements wird eine größtmögliche Vermeidung und Reduzierung dieser Risiken gewährleistet.
Risikomanagement, kurz RM, und Organisation haben das Ziel, neben der Wirtschaftlichkeit des E 26, die Sicherheit der Gebäudenutzer zu gewährleisten.
Am Beginn des Projektes standen die Erfassung der Risiken, die Einführung einer RM-Software sowie die Erarbeitung strategischer Grundlagen.
Seit 2012 ist ein Mitarbeiter mit der Projektleitung in diesem Bereich betraut. 2014 wurde eine RM-Software eingeführt, die von allen Führungskräften zur laufenden Risikobewertung genutzt wird und nun die Basis des strategischen RM der Unternehmensführung darstellt.
Die Einführung des für eigenbetriebsähnliche Einrichtungen gesetzlich geforderten* RM stellt in dieser Form – insb. mit Blick auf die Unterschiede zwischen öffentlichem und privatwirtschaftlichem Sektor – eine Innovation dar. Es wird über den Projektstart hinaus stetig fortgeführt und ausgebaut.
Risikobewertung, Steuerung der Risiko-Gegenmaßnahmen sowie Berichte für die Wirtschaftsprüfung werden dauerhafte Schwerpunkte bleiben.
Im Bereich der Prozessoptimierung werden Abläufe und Aufbau von Geschäftsvorgängen erfasst, analysiert und optimiert. Handlungsfelder können beispielsweise die Regelung der Vergabe von Aufträgen oder die Anpassung des internen Formularwesens sein. Langfristig besteht das Ziel, die Prozesslandschaft des E26 zur weiteren Optimierung und im Sinne eines Wissensmanagements weitgehend abzubilden.
Weiterer Bestandteil des Aufgabenfeldes ist, neben RM und Prozessoptimierung, die Unterstützung der Unternehmensführung durch strategische oder organisatorische Analysen, wie beispielsweise der Positionierung des E26 im Rahmen der Betreiberverantwortung.
*Gesetzliche Forderung durch
KonTrag (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich) und EigVO NRW (Eigenbetriebsverordnung).