Stadt Aachen Gebäudemanagement

Vom Amt über den Fachbereich zum Eigenbetrieb
Die Entwicklung zum Eigenbetrieb beruht auf verschiedenen Schritten, Voraussetzungen und Zwischenzielen, die im Folgenden beschrieben werden:

Vom Amt zum Fachbereich:
Zusammenführung aller gebäudewirtschaftlichen Aufgaben – Gründe für die Bildung eines „Fachbereichs Gebäudemanagement“:

Neuordnung des Managements öffentlicher Gebäude:
> ganzheitliche Aufgabenwahrnehmung
> klare Zuständigkeiten und Verantwortung
Gesamtüberblick Ressourcen:
> Verbesserung Koordination, Disposition und Kostenbewusstsein
Verbesserung Informationsfluss:
> Beschleunigung Bearbeitung
> Fehlervermeidung
> Optimierung Arbeitsabläufe
Know-How-Bündelung

1998–2000 - Bündelung von Aufgaben:
Die auf zahlreiche Fachbereiche aufgeteilten Aufgaben rund um die gebäudewirtschaftlichen Themen wurden identifiziert und in dem neuen Fachbereich Gebäudemanagement zusammengefügt:

Die 4 Hauptziele:
> Kostensenkung
> Qualitätsverbesserung
> Verbesserung der Steuerung
> Einbeziehung der Nutzer: Mieter-Vermieter-Modell

Zwischenziel
Durch die in 1998 erfolgte Zusammenführung aller gebäudewirtschaftlichen Aufgaben in einem Fachbereich konnten bereits zahlreiche Haushaltskonsolidierungsbeiträge geleistet, vorab vereinbarte Personalkapazitäten abgebaut und weitere Einsparvorgaben umgesetzt werden.

2000–2003 - Optimierungen
Es folgten wichtige Optimierungen und Synergieeffekte auf Grundlage der Erfahrung mit dem neuen Fachbereich aus den ersten Jahren:
> Stellenzusammenfassungen durch Synergie
      – Objekt- und projektbezogene Verbuchung, Tätigkeitsaufzeichnungen
> Standardisierungen (z. B. Verträge)
> Reinigung (standardisierte Auschreibungen)
> Zentralisierungen (z. B. Post, Beschaffung)
> Bonus-System (Nutzer in Kostenverantwortung)
> Bestandsaufnahme der steuerungsrelevanten Gebäudedaten (Access Datenbanken)
> Verbesserung der Geschäftsprozesse

2004 - Start in den Eigenbetrieb
Der Beschluss zur Umwandlung des Fachbereichs in eine eigenbetriebsähnliche Einrichtung, inkl. Wirtschaftsplan und Bestellung der Betriebsleiter erfolgte noch am 8. Oktober 2003. Am 1. Januar 2004 nahm der E26 als Eigenbetrieb der Stadt Aachen seine Arbeit auf.

In der Beschlussvorlage vom 8. Oktober 2003 waren als Ziele dieser Umwandlung benannt:
> Haushaltsentlastung
> Qualitätsverbesserung
> Transparenz von Kapitalbindung und Werteverzehr
> Nutzung des Immobilienvermögens unter kaufmännischen Gesichtspunkten
> Vorarbeiten zur Umsetzung der Haushaltsreform (kommunale Eröffnungsbilanz)

Als Voraussetzung zur Zielerreichung galten:
> Konsequenter Einbezug der Nutzer in die Kostenverantwortung
> Interne Leistungsverrechnung / Budgetierung
> Vermieter-Mieter-Modell

> Wettbewerbsmäßiger Vergleich mit externen Anbietern
> Größere Transparenz des Rechnungswesens
> Eigenständigkeit im Rahmen des Wirtschaftsplans

> Transparenz als Grundlage wirtschaftlichen Handelns
> Einführung von kaufmännischer Buchführung und Kostenrechnung
> Herauslösung aus dem kameralen Haushalt
> Vermögensbewertung
> Vermögensübertragung städtischer Immobilien als Schlüssel zur Hebung weiterer Einsparpotenziale

Startstruktur - Organigramm 2004

Zielstruktur - Organigramm 2014+

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