Stadtarchiv erhält Auszeichnung für sein Modellprojekt „Digitales Stadtarchiv“

v.l.n.r. Kai Hachmeister (Ceyoniq Technology GmbH), Felix Ebner (DATABUND e.V.), Detlef Stoffels und Rainer Tiedeken (beide Stadtarchiv Aachen)
Foto: Ceyoniq Technology GmbH / Arne Kleinekathöfer

Stadtarchiv und Digitalisierung – zwei Begriffe, die nicht zusammenpassen?

Zugegeben, das Stadtarchiv beherbergt eine nicht geringe Menge Papier. Aber dort finden sich ebenfalls noch andere Formen von Archivgut, z. B. Filme oder Tonträger. Und eben zunehmend auch digitale Unterlagen.

Die Stadt Aachen als „Hauptzulieferer“ des Stadtarchivs durchläuft derzeit einen Paradigmenwechsel: Weg vom Papier und hin zum Digitalisat. Dabei ist dieser Gedanke für die Stadt Aachen nicht neu: Bereits seit den 1970er-Jahren setzt sie auf die elektronische Datenverarbeitung. Aber spätestens mit dem Modellprojekt „egov multidigital“, das die Stadt Aachen im Rahmen des Förderprogrammes „Digitale Modellregionen in NRW“ umgesetzt hat, wird der Fokus darauf gerichtet, Papier vom Posteingang bei der Stadt Aachen bis zur Ablage nach der Bearbeitung in der Dienststelle komplett zu vermeiden und alles mit Hilfe IT-unterstützter Verfahren abzuwickeln. Dies geschah zuerst in drei Pilotbereichen und soll in den kommenden Jahren flächendeckend auf alle Dienststellen der Stadt Aachen übertragen werden.

Aus dem Projekt heraus stellte sich die Frage, wie denn mit Unterlagen umzugehen ist, deren gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen und die demzufolge aus datenschutzrechtlicher Sicht aus den IT-Systemen zu entfernen sind.

Die Entwicklung einer Lösung zu dieser Fragestellung war die Initialzündung für das Modellprojekt „Digitales Stadtarchiv“, das ebenfalls im Rahmen des Förderprogrammes „Digitale Modellregionen in NRW“ umgesetzt werden konnte. Mit Hilfe dieses zweiten Modellprojektes konnte die digitale Wertschöpfungskette vervollständigt werden, indem auf Seiten des Stadtarchivs ein elektronisches Langzeitarchiv errichtet wurde, dass zukünftig alle für das Stadtarchiv relevanten Unterlagen aus dem führenden Dokumentenmanagementsystem der Stadt Aachen übernehmen kann und sie quasi für die „Ewigkeit“ vorhält.

Außerdem wurde im Rahmen des Projektes „Digitales Stadtarchiv“ noch ein weiteres Produkt entwickelt, das sowohl bei der Einführung einer digitalen Wertschöpfungskette in einer Dienststelle als auch bei der späteren Arbeit den Kolleginnen und Kollegen eine wertvolle Unterstützung bietet.

Mit der Einführung technischer Systeme im Rahmen der Digitalisierung alleine ist es nicht getan. Der vielleicht noch größere Arbeitsanteil besteht darin, diese Systeme so zu organisieren, dass die Mitarbeitenden genau wissen, wie sie diese Systeme handhaben und welche Strukturen sie innerhalb dieser Systeme aufbauen und auch einheitlich befüllen müssen. Damit das funktioniert, sind viele Abstimmungen zwischen den Beteiligten durchzuführen. Zu klären sind z. B. folgende Fragen:

• Welche Aktenbestände führen wir überhaupt in unserer Dienststelle?
• Führen wir einen Aktenplan?
• Wie strukturieren wir zukünftig den jeweiligen Aktenbestand im IT-System?
• Wie lange müssen die Unterlagen im IT-System vorgehalten werden?
• Gilt es Besonderheiten beim elektronischen Posteingang zu berücksichtigen?
• Wie ist die Sicht des Stadtarchivs auf den jeweiligen Aktenbestand?

Am Ende dieses zeitaufwendigen und u. U. recht personalintensiven Abstimmungsprozesses werden viele Informationen zusammengetragen worden sein. Wohin aber mit dieser Masse an Informationen?

Hier kommt die im Rahmen des Modellprojektes „Digitales Stadtarchiv“ entwickelte Plattform „Aktenstrukturkataster“ - oder kurz auf „ASK“ genannt – zum Einsatz.

Mit Hilfe des ASK können alle Informationen, die in den Abstimmungsprozessen zu dem jeweiligen Aktenbestand zusammengetragen werden, erfasst, verwaltet und ausgewertet werden. Im Anschluss daran können alle Mitarbeitenden einen lesenden Zugriff auf diese Datenbasis erhalten und so in der Praxis bei Zweifelsfragen die Plattform zu Rate ziehen, wie sie ihre Aktenbestände organisieren müssen bzw. welche relevanten Dinge in Verbindung mit ihren Aktenbeständen zu beachten sind. Die Plattform dient also sowohl den „alte Hasen“ als auch neuen Mitarbeitenden, die sich erst einmal in die bestehenden Strukturen vor Ort einarbeiten müssen.

Aber die Plattform beinhaltet noch einen weiteren Vorteil: Sie ist im Internet verfügbar, für alle – auch für andere Kommunen und Gebietskörperschaften – frei zugänglich und kann beliebig viele Datenbestände aufnehmen. Das ist datenschutzrechtlich unbedenklich, da die erfassten Datenbestände keinen Personenbezug haben. Deshalb dürfen auch alle Nutzenden alle Daten aller anderen einsehen und diese Daten zu sich herüberkopieren. Und dieses Herüberholen der Daten anderer Gebietskörperschaften in den eigenen Datenbestand und anschließender Anpassung auf die individuellen Gegebenheiten vor Ort kann zu einer nicht unerheblichen Reduzierung im Hinblick auf Zeit und Personal bei der flächendeckenden Einführung elektronischer Akten führen. Mit dem ASK praktizieren die teilnehmenden Gebietskörperschaften somit „Social Media“ auf Gebietskörperschaftsebene.

Der innovative Charakter dieser Plattform und sein Nutzen für die Allgemeinheit wurde mittlerweile honoriert: Auf der KommDIGITALE 2022 in Bielefeld (19.-21.11.2022), einer Fachmesse für digitale Kommunen und einem damit verbundenen Fachkongress, wurde dem Stadtarchiv Aachen im Rahmen des KommDIGITALE-Award 2022 das Siegel in der Kategorie „Städte und Gemeinden über 25.000 Einwohner“ verliehen, da laut Jury mit diesem Projekt die Digitalisierung der Verwaltung im besonderen Maße befördert wird.

Weitere Informationen zu den Modellprojekten des Stadtarchivs Aachen finden Sie unter: https://www.aachen.de/DE/stadt_buerger/Digitale-Modellregion/egov-projekte/Digitales-Stadtarchiv.html