Datenschutzhinweis Bürger*innendialog

Verwendung des Aktionstools Slido für Umfragen und Chats

Während der Veranstaltung können Teilnehmende über das Interaktionstool Slido (https://www.sli.do/) an Umfragen teilnehmen oder Fragen und Impulse über die Chatfunktion senden. Dabei ist die Nutzung optional, die Veranstaltung kann auch ohne Slido verfolgt werden. Wird das Interaktionstool genutzt, setzt dies eine Einwilligung der Teilnehmenden zur Datennutzung durch die Fa. Sli.do voraus. Sli.do ist ein europäisches Unternehmen in Bratislava, Slowenien, bedient sich aber einer Anzahl von Unterauftagsverarbeitern, die ihre Sitze nicht in der europäischen Union oder dem europäischen Wirtschaftsraum (EWR) haben. Dadurch werden ggf. personenbezogene Daten auch an diese Firmen weitergeleitet. Die datenschutzrechtliche Verantwortung für die durch Slido verarbeiteten Daten liegt ausschließlich dort und nicht im Einflussbereich der Stadtverwaltung Aachen. Die Fa. sli.do sichert zu, dass das Datenschutzniveau der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) gewahrt ist. Die dazugehörige Datenschutzrichtlinie finden Sie auf www.sli.do/terms#privacy-policy.

Zur Nutzung von Slido bedarf es einer freiwilligen Einwilligung durch Sie auf der Website von Slido oder in der App . Nur mit dieser Erlaubnis nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO ist die Nutzung des Tools und den damit einhergehenden Aktionen möglich. Ist dies nicht gewollt, so haben Sie vor und im Anschluss der Veranstaltung die Möglichkeit, Ihrer Fragen und Anregungen per E-Mail, per Post oder im Briefkasten des Verwaltungsgebäudes Am Marschiertor an die Stadtverwaltung Aachen zu richten. Bei der Nutzung von Slido haben Sie die Möglichkeit, Ihre Eingaben anonymisiert vorzunehmen. Das Tool bietet die Möglichkeit, hierzu in den Einstellungen eine entsprechende Auswahl vorzunehmen. Die Anonymisierung möchten wir ausdrücklich empfehlen.

Datenschutzhinweis Zoom

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten
gemäß Artikel 13 EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Bei der Durchführung einer online Konferenz durch die Stadtverwaltung Aachen werden Bild- und Tonübertragungen durch ein Videokonferenzsystem aufgenommen und an Beteiligte an der Konferenz übermittelt. Hierbei werden personenbezogene Daten der beteiligten Personen verarbeitet. Erfolgt vor Beginn der Online-Konferenz der Hinweis, dass die Konferenz gespeichert und ins Internet übertragen wird, dann werden möglicherweise auch personenbezogene Daten beteiligter Personen auf diesem Weg an Dritte übermittelt.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung:

Stadt Aachen Die Oberbürgermeisterin
FB 11/400 – IT-Steuerung und Kommunikation
Tel.: 0241 432 11400
E-Mail: IT-Management@mail.aachen.de

Datenschutzbeauftragter:

Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Stadt Aachen
Tel.: 0241-432 7231
E-Mail: datenschutz@mail.aachen.de

Datenkategorien und Zweck der Verarbeitung:
Verarbeitung ist gem. Art. 4 Nr. 2 DS-GVO u.a. das Erheben, Speichern, Übermitteln und Nutzen der personenbezogenen Daten zur Erledigung des beschriebenen Vorgangs und zur Erfüllung des damit einhergehenden Zwecks. Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 DS-GVO alle Informationen zu einer natürlichen Person, die eine Identifizierung dieser Person direkt oder indirekt ermöglichen.

Die von Ihnen erhobenen Daten sind folgenden Kategorien zuzuordnen:

Grundsätzliche Informationen, z.B. Name
Bild- und Tondaten
Verbindungs- und technische Daten (Meta-Daten) der Videokonferenz, z.B. Thema, Mail-Adresse oder Telefonnummer, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit

Die Erhebung und Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grund folgender Rechtsgrundlagen:
Mit dem Zugang in die Videokonferenz erteilen Sie die Einwilligung gem. Art. 6 Abs 1 lit. a) DS-GVO, dass Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung dieser Videokonferenz unter den genannten Bedingungen verarbeitet werden dürfen. Die Beiträge aus der Videokonferenz werden unmittelbar an alle Konferenzteilnehmer übertragen. Grundsätzlich werden Inhaltsdaten der Konferenz nur für die Zeit der Durchführung gespeichert und dann sofort gelöscht. Wurde darauf hingewiesen, dass die Konferenz aufgezeichnet und direkt oder zu einem späteren Zeitpunkt ins Internet übertragen wird, dann werden auch Ihre personenbezogenen Daten aus den genannten Datenkategorien an unbestimmte Dritte im Internet übermittelt. Die technischen Daten (Meta-Daten) bleiben ebenfalls nach Abschluss der Konferenz gespeichert.

Das Konferenzsystem bietet die Möglichkeit, jederzeit selbst Kamera und Mikrofon abzuschalten und auch die Sitzung zu verlassen.

Mögliche Empfänger der Daten:
Grundsätzlich ist bei Videokonferenzen der Stadtverwaltung Aachen die Verwendung der Konferenzinhalte über die Veranstaltung hinaus nicht vorgesehen und nicht gestattet. Sollte eine Veranstaltung für eine weitere Verwendung aufgezeichnet oder im Internet angeboten werden, so muss dies allen Teilnehmern vorher mitgeteilt werden. Die Verantwortung hierfür trägt der Konferenzleiter (Host).

Die Meta-Daten dienen ausschließlich dem Zweck der Validierung von Datenverbindungen, möglicher Fehleranalyse und Unterstützung (Support) und der Verbesserung der Leistungsfähigkeit des Systems.

Die elektronische Datenverarbeitung bei der Stadtverwaltung Aachen erfolgt mit Unterstützung des IT-Dienstleisters regio iT aus Aachen. Die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Vorschriften ist durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO und durch ständige Kontrollen gewährleistet.

Übermittlung von Daten in ein Drittland:
Die Metadaten aus Videokonferenzen werden grundsätzlich auch auf Servern innerhalb der Europäischen Union oder des europäischen Wirtschaftsraum gespeichert, können aber bei technischer Notwendigkeit durch die Fa. regio iT und deren Auftragnehmer an die Fa. Zoom Video Communications, Inc. auf Server in die USA übermittelt werden. Die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Verarbeitung dieser Daten liegt exklusiv bei der Fa. ZOOM. Einzelheiten zum Datenschutz finden sie auf

zoom.us/de-de/privacy.html#_Toc44414839

Dauer der Datenspeicherung:
Bild- und Tondaten sowie Daten aus den Chatverläufen werden nur für die Zeit der Dauer der Videokonferenzsitzung auf den Datensystemen in Verantwortung der Stadt Aachen gespeichert und dann automatisch gelöscht. Dies trifft nicht zu auf Konferenzdaten, für die eine Speicherung angekündigt wurde oder die unmittelbar an Systeme zur Übertragung ins Internet übermittelt werden. Die Metadaten werden 7 Tage gespeichert und dann automatisch gelöscht.

Rechte der Betroffenen:
Findet die Datenverarbeitung auf Grund einer persönlichen Einwilligung statt, dann haben Sie nach Art. 7 (3) DS-GVO das Recht, diese Einwilligung ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Dies gilt nicht für die bereits vorgenommene Verwendung Ihrer Daten in der Vergangenheit, sondern nur für die Zukunft.

Sie sind gemäß Art.15 DS-GVO jederzeit ohne Angabe von Gründen berechtigt, kostenfrei von der verantwortlichen Stelle Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Sie haben nach Art. 20 DS-GVO weiterhin das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem direkt übertragbaren (digitalen) Format von dem Verantwortlichen anzufordern, sofern Ihre Daten dort digital gespeichert werden. Sie können gem. der Artt. 16, 17, 18 DS-GVO bei nachvollziehbaren Gründen eine Berichtigung, die Einschränkung der Verarbeitung oder das Löschen Ihrer Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie gem. Art. 21 DS-GVO gegen die Datenverarbeitung gemäß Art. 6 (1) lit. e) DS-GVO, die zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt und gegen die Verwendung Ihrer Daten bei Direktwerbung Widerspruch einlegen. Das Einfordern dieser Rechte können Sie entweder postalisch oder per E-Mail an die verantwortliche Stelle übermitteln. Sie können sich zu Fragen des Datenschutzes auch an den zuständigen Datenschutzbeauftragten wenden. Schließlich möchten wir Sie auf Ihr Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO hinweisen.