Datenschutzinformation

Datenschutzinformationen gemäß Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zur Kontaktaufnahme und Kommunikation per E-Mail mit dem Fachbereich Kinder, Jugend und Schule der Stadt Aachen

Der Fachbereich Kinder, Jugend und Schule der Stadt Aachen (im Folgenden: FB 45) verarbeitet zur Bearbeitung der Anfragen, die per E-Mail an ihn gerichtet werden, die durch die Absender*innen übermittelten personenbezogenen Daten. Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, wie Ihre Daten verarbeitet werden und welche Datenschutzrechte Ihnen zustehen, wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren.

Hinweis: Bitte beschränken Sie Ihre Angaben in E-Mail-Nachrichten auf das Notwendigste. Bei der Kommunikation per E-Mail, die nicht durch Verschlüsselungszertifikate (z.B. De-Mail, qualifizierte digitale Signatur) abgesichert ist, kann die vollständige Datensicherheit seitens der Stadt Aachen nicht gewährleistet werden. Wir übernehmen keine Haftung für den Verlust von E-Mails (z.B. durch Spam-Filter) oder für unberechtigte Einsichtnahme durch Dritte, die während der Übermittlung unverschlüsselter E-Mails erfolgen könnte.

Verantwortliche Stelle:
Stadt Aachen
Fachbereich Kinder, Jugend und Schule
Verwaltungsgebäude Mozartstraße
Mozartstraße 2-10
52058 Aachen
Tel.: 0241/432-45001
E-Mail: kinderjugendschule@mail.aachen.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Stadt Aachen
Arthur Stärk
Datenschutz, Informations- und IT-Sicherheit - Fachbereich Rechnungsprüfung 14/300
Gebäude Kasinostraße 48-50
52058 Aachen
Raumnummer: 308
Tel: 0241 432-1470
Fax: 0241 413541-1499
E-Mail: arthur.staerk@mail.aachen.de 

Zweck und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung:
Die Datenverarbeitung im FB 45 erfolgt unter Beachtung der allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Datenschutzgesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) sowie der Vorschriften der jeweils anzuwendenden besonderen Fachgesetze wie insbesondere dem Sozialgesetzbuch Achtes Buch (SGB VIII) und Zehntes Buch (SGB X) sowie dem Kinderbildungsgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen und anderen Gesetzen. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung wird durch die Erfüllung der in Art. 6 und Art. 9 DSGVO genannten Bedingungen, durch die §§ 61 ff. SGB VIII und §§ 67 ff. SGB X und die anzuwendenden Fachgesetze gewährleistet, und die Datenverarbeitung erfolgt jeweils zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfragen. Der konkrete Zweck und die spezifische Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung richten sich daher nach dem Inhalt Ihrer Anfrage und der jeweiligen Verwaltungsaufgabe bzw. der beantragten Leistung, mit der die E-Mail-Nachricht im Zusammenhang steht. Im Rahmen der Beantragung der Leistung oder auf Anfrage erhalten Sie hierzu weitere Informationen.


Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten:
Abhängig davon, an welche Adresse Ihre E-Mail gerichtet ist, muss die empfangende Stelle oder Person entscheiden, ob diese an eine andere Stelle innerhalb des FB 45 weitergeleitet werden soll. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte außerhalb des FB 45 erfolgt nur, wenn Sie dem FB 45 hierzu eine Einwilligung in die Datenübermittlung erteilen oder wenn es sich um eine gesetzlich vorgeschriebene Weitergabe handelt. Innerhalb des FB 45 werden Ihre Daten an die Bereiche weitergegeben, die notwendigerweise und unter Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks an der Verarbeitung der Daten zu beteiligen sind. Die elektronische Datenverarbeitung bei der Stadtverwaltung Aachen erfolgt mit Unterstützung des IT-Dienstleisters regio iT aus Aachen. Die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Vorschriften ist durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und durch ständige Kontrollen gewährleistet.

Speicherdauer:
Der FB 45 speichert Ihre personenbezogenen Daten für die erforderliche oder gesetzlich vorgeschriebene Dauer. Die Aufbewahrungsfrist richtet sich daher immer nach der jeweiligen Verwaltungsaufgabe oder der beantragten Leistung. Im Falle einzelner Anliegen, bei denen eine Aufbewahrung nicht erforderlich ist, werden Ihre Daten unmittelbar nach Erledigung gelöscht.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Soweit der FB 45 personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, stehen Ihnen die unter a. bis h. aufgeführten Datenschutzrechte zu. Wenn sie diese ausüben möchten, können Sie dies bei der in dieser Information benannten verantwortlichen Stelle geltend machen oder sich an die Kontaktperson wenden, mit der die E-Mail-Kommunikation stattgefunden hat.

a. Auskunftsrecht

Sie sind gemäß Art.15 DS-GVO jederzeit ohne Angabe von Gründen berechtigt, kostenfrei Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Dieses Recht kann gemäß § 83 SGB X möglicherweise eingeschränkt sein.

b. Recht auf Berichtigung

Soweit Sie feststellen, dass Ihre Person betreffende personenbezogene Daten unvollständig oder fehlerhaft sein könnten, haben Sie gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, von uns die unverzügliche Berichtigung oder Vervollständigung zu verlangen.

c. Recht auf Löschung

Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten aus Art. 17 DSGVO. Dieses Recht steht Ihnen insbesondere zu, wenn die Daten für die Verarbeitungszwecke nicht mehr notwendig sind, wenn Sie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten widerrufen oder Widerspruch eingelegt haben (siehe unter e.) sowie im Falle einer unrechtmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Das Recht auf Löschung kann ggf. gemäß § 84 Abs. 1 und 4 SGB X eingeschränkt sein.

d. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht steht Ihnen dann zu, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten wird, die Verarbeitung als unrechtmäßig angesehen wird, die Löschung von Daten vorerst verhindert werden soll, damit diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen weiter genutzt werden können oder nach Einlegen eines Widerspruchs gegen die Verarbeitung, solange über den Widerspruch nicht entschieden wurde. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung kann gemäß § 84 Abs. 2 und 3 SGB X eingeschränkt sein.

e. Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung

Gemäß Art. 21 DSGVO haben Sie grundsätzlich das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit zu widersprechen, wenn diese Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse lag oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgte(Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO) erhoben wurden. Dieses Recht kann durch § 84 Abs. 5 SGB X möglicherweise eingeschränkt sein.

f. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie können gemäß Art. 20 DSGVO von Ihrem Recht auf Datenübertragbarkeit Gebrauch machen. Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertragsverhältnis beruht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, können Sie verlangen, dass wir Ihnen diese personenbezogenen Daten in maschinenlesbarer Form zur Verfügung stellen oder die Daten direkt an andere von Ihnen benannte Verantwortliche übermitteln, soweit dies technisch machbar ist.

g. Recht auf Widerruf

Erfolgt die Verarbeitung von Daten auf Grund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO), so steht Ihnen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht zu, Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung gegenüber der Verantwortlichen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zurückzunehmen Verarbeitung Ihrer Daten, die bereits stattgefunden hat, kann jedoch nicht mehr rückgängig gemacht werden. Wenn Sie Ihr Einverständnis widerrufen möchten, wenden Sie sich hierfür bitte an die Person, gegenüber der Sie ihre Einwilligung erteilt haben oder zeigen Sie dies bei der verantwortlichen Stelle an.

h. Recht auf Beschwerde

Schließlich möchten wir Sie auf Ihr Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO hinweisen. Sollten Sie mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder mit Pflichten des Fachbereichs Kinder, Jugend und Schule der Stadt Aachen aus der DSGVO nicht einverstanden sein, können Sie sich jederzeit mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Tel.: 0211/38424-0