Die digitale und medienbruchfreie Abwicklung von Verwaltungsprozessen (E-Government) wird im Zuge der immer weiter voranschreitenden digitalen Transformation zu einem unverzichtbaren Bestandteil unseres Alltags werden. Doch nur, wenn die Verwaltung intern entsprechend digital aufgestellt ist und arbeitet, wird dieser Effekt auch für die Bürger*innen der Stadt spürbar werden. Um diesen Umbruch bestmöglich zu gestalten, ist eine umfassende Binnenmodernisierung der Verwaltung unverzichtbar. Denn es geht nicht darum, einfach die bestehenden Prozesse und Abläufe in die digitale Welt zu überführen, sondern es gilt, diese entsprechend zu modernisieren und anzupassen und somit zu verbessern. Eine moderne Verwaltung benötigt für ein effizientes Funktionieren verschiedenste digitale Unterstützung. So werden wir beispielsweise das digital gestützte Wissensmanagement aus dem Bereich Bürgerservice auch anderen Bereichen zugänglich machen oder die Erstellung von Dienstplänen mit digitaler Unterstützung bereichsübergreifend erleichtern.

Besondere Bedeutung kommt in diesem Zusammenhang der digitalen Aktenführung auf Grundlage eines verwaltungsweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS) zu, welches die Grundvoraussetzung für die zahlreichen Digitalisierungsschritte in den einzelnen Prozessen der Stadtverwaltung schafft. Umgesetzt ist bisher die digitale Steuerakte im Fachbereich Steuern und Kasse, die digitale Aktenführung im Bereich der Leistungen nach dem SGB XII im Fachbereich Wohnen, Soziales und Integration sowie die pilotierende Einführung des Dokumentenmanagementsystems in den Bereichen Personal und Organisation sowie Umwelt. Die Ergebnisse der Pilotprojekte bilden die Grundlage für die Einführungen von digitalen Akten in der restlichen Verwaltung, die mit Einführungsprojekten in den Fachbereichen Bauordnung, Bürgerservice und Standesamt nun weiter vorangetrieben wird. Darüber hinaus werden elektronische Signaturen und ein „Signage Broker“ perspektivisch die händische Unterschrift in vielen Bereichen ersetzen (sofern gesetzlich möglich) und auch der Austausch von Dokumenten zwischen unterschiedlichsten Behörden wird noch einmal vereinfacht werden.

Maßnahmen
• Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Elektronische Signatur
• Signing Broker
• Dienstplansoftware